Politique de protection des renseignements personnels de Co-operators

Nous vous demanderons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser, de conserver ou de communiquer vos renseignements personnels à des fins particulières, sauf si la loi nous autorise expressément à recueillir, utiliser, conserver ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple lorsque la loi nous oblige à les communiquer à une institution gouvernementale. Si nous souhaitons recueillir, utiliser, conserver ou communiquer vos renseignements personnels à d’autres fins, nous vous demanderons d’abord votre consentement.

Votre consentement peut être implicite ou explicite. Le consentement implicite survient lorsque vos actes permettent de déduire qu’il y a consentement. Par exemple, lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels pour obtenir une soumission d’assurance, nous déduisons que vous consentez à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels pour la préparation de la soumission. Le consentement explicite est donné expressément, soit verbalement ou par écrit. Lorsque nous vous demandons votre consentement explicite, nous vous indiquons de quels renseignements personnels nous avons besoin, pour quelles raisons nous les utiliserons et les communiquerons, et avec qui nous les partagerons.

Vous avez le choix

Sachez que vous pouvez toujours :

• Refuser de nous fournir certains de vos renseignements personnels. Si vous ne nous donnez pas tous les renseignements personnels requis, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour vous offrir nos produits et services; toutefois, cela pourrait ne pas être possible.
• Retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec nous, et, sous réserve de toute restriction légale ou contractuelle applicable, nous cesserons de recueillir, d’utiliser, de conserver et de communiquer vos renseignements personnels après le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement ou que vous ne nous donnez pas tous les renseignements personnels requis, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour vous offrir nos produits et services; toutefois, cela pourrait ne pas être possible.
• Mettre à jour vos autorisations marketing et vos préférences de communication en tout temps en vous connectant à votre compte en ligne, le cas échéant, ou en communiquant avec nous. Vous pouvez également cliquer sur le lien de désabonnement figurant dans nos messages électroniques commerciaux.

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous et auprès de tiers, tel qu’il est précisé dans la présente politique de protection des renseignements personnels. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels sur d’autres personnes, vous devez vous assurer que vous avez l’autorisation de ces personnes de nous fournir leurs renseignements personnels et de nous permettre de les recueillir, de les utiliser et de les communiquer aux fins indiquées.

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin pour les fins auxquelles vous avez consenti.

Selon le type de produits ou de services que nous vous offrons et le consentement que vous nous avez donné, nous pourrions recueillir les renseignements personnels suivants :

• nom et coordonnées, incluant l’adresse courriel
• données démographiques (âge, date de naissance, genre, situation familiale et état matrimonial, revenu, études et information sur l’emploi)
• dossier de conduite automobile
• assurances antérieures et historique des réclamations
• dossier médical et renseignements sur la santé
• données financières et renseignements sur les paiements, y compris les numéros de cartes de crédit et de comptes bancaires
• numéros d’identification (p. ex., numéro du permis de conduire)
• numéro d’assurance sociale (NAS) aux fins de déclarations fiscales ou autres déclarations à l’Agence du revenu du Canada, ainsi que pour la vérification du statut de résident non permanent
• besoins en matière d’assurance et de services financiers
• données sur vos biens, vos placements, vos dettes, vos dépenses
• renseignements personnels provenant de sources externes publiquement accessibles, en vertu des lois applicables
• antécédents de crédit (y compris la cote de crédit et les autres renseignements contenus dans votre dossier de crédit) obtenus auprès des agences d’évaluation du crédit
• renseignements figurant dans les documents juridiques (certificats de décès, ordonnances judiciaires, procurations, etc.)
• information liée à un sinistre ou à une enquête (y compris les renseignements contenus dans les rapports policiers, les notes policières, les photos, les vidéos, les enregistrements audios, les rapports d’enquête et les enregistrements de téléphone mobile)
• votre adresse IP et les caractéristiques des appareils électroniques que vous utilisez pour effectuer des transactions avec nous

Voici certains des motifs pour lesquels nous pouvons, avec votre consentement, recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels :

Effectuer une analyse des besoins, notamment :

• déterminer et évaluer vos besoins en matière d’assurance ou de placements
• réaliser une planification financière
• déterminer la pertinence des produits et services d’assurance et de placement, et vous recommander ceux qui répondent à vos besoins

Préparer une soumission, notamment :

• analyser et déterminer le risque de conclure un contrat d’assurance avec vous
• déterminer les primes pour les produits d’assurance qui vous intéressent
• déceler, prévenir et réprimer la fraude et les fausses déclarations, et enquêter sur celles-ci

Traiter votre proposition, évaluer le risque et établir un contrat d’assurance pour vous, y compris :

• confirmer votre identité
• vérifier les renseignements founis (par exemple, votre adresse ou votre numéro de téléphone, ainsi que votre dossier de conduite, le cas échéant, en accédant à votre dossier de conduite provincial)
• déceler, réprimer et prévenir les erreurs et omissions ou la fraude, et enquêter sur celles-ci (par exemple, pour les achats en ligne, nous pouvons vérifier le lieu de la transaction, l’identité unique de l’appareil que vous utilisez ou l’adresse courriel). Lorsque la loi l’autorise, nous pouvons échanger des renseignements avec d’autres organisations pour ces raisons
• vérifier l’historique des contrats d’assurance et des réclamations dans les bases de données de l’industrie de l’assurance de dommages
• évaluer l’état de santé et le style de vie
• dans certains cas, obtenir un rapport d’enquête auprès d’une agence de renseignements sur le consommateur ou la consommatrice
• analyser et déterminer le risque de conclure un contrat d’assurance avec vous
• traiter votre proposition
• déterminer, dans certains cas, si nous devons mutualiser le risque associé à votre dossier ou céder ce risque à un réassureur
• vous recommander à un courtier ou une courtière si nous ne sommes pas en mesure de vous assurer
• établir votre contrat
• facturer et traiter les paiements, y compris les recouvrements de créances et configurer les prélèvements préautorisés, si vous le désirez

Lorsque la loi l’autorise, nous pouvons obtenir et partager des renseignements avec d’autres organisations pour ces raisons.

Administrer votre contrat d’assurance, notamment :

• traiter les modifications contractuelles, les renouvellements et les résiliations
• confirmer votre identité
• communiquer avec vous au sujet de vos produits et services
• assurer un service à la clientèle de qualité
• régler les différends
• voir à la formation et au perfectionnement du personnel
• envoyer des sondages
• confirmer votre inscription à notre site sécurisé des Services en ligne
• traiter les signatures électroniques
• avec votre consentement, communiquer des renseignements sur l’assurance à des locateurs, à des créanciers, à des créanciers hypothécaires et à d’autres personnes possédant un intérêt assurable
• avec votre consentement, communiquer des renseignements sur le contrat à des employeurs et des administrateurs de régime dans le contexte de l’assurance collective
• examiner périodiquement vos besoins d’assurance et déterminer si nos produits et services sont adaptés à ces besoins
• accomplir des activités de surveillance et d’audit

Évaluer et traiter les réclamations, notamment :

• vérifier votre identité et valider les renseignements que vous avez fournis sur la réclamation
• passer en revue les réclamations antérieures, le cas échéant
• évaluer votre admissibilité aux prestations, y compris effectuer des audits
• évaluer les dommages ou les blessures et établir les prestations à verser
• obtenir une compensation ou une somme d’un tiers
• régler d’éventuels conflits avec des tiers
• faciliter le règlement de réclamations et le travail d’enquête en collaboration avec des tiers, au besoin (p. ex. réparations, réhabilitation, ingénieurs et ingénieures, inspecteurs et inspectrices/ouvrières et ouvriers qualifiés, etc.)
• déceler et prévenir les erreurs et les omissions, et enquêter sur celles-ci
• déceler, réprimer et prévenir les fausses déclarations, la fraude et les activités illégales, et enquêter sur celles-ci, y compris en intentant des poursuites au pénal ou au civil. L’information relative aux réclamations peut être regroupée avec des renseignements provenant d’autres sources et peut faire l’objet d’une analyse, mais uniquement à ces fins limitées. À cette fin, les renseignements peuvent être communiqués à des organismes de prévention de la fraude, à d’autres compagnies d’assurance, aux services policiers ainsi qu’à des bases de données ou des registres utilisés par le secteur de l’assurance pour analyser et vérifier les renseignements fournis par rapport aux renseignements déjà consignés.
• verser les prestations
• coordonner les prestations

Respecter les obligations réglementaires énoncées dans les lois fédérales et provinciales en vigueur.

Réaliser des activités d’analyse des opérations et d’analytique des données, notamment :

• utiliser vos renseignements personnels avec des techniques d’analytique avancée et d’intelligence artificielle pour effectuer des activités d’analyse des opérations et d’analytique des données, par exemple :
• nous permettre de déceler les mécanismes de fraude afin d’en réduire les répercussions
• utiliser des observations provenant de vos interactions avec nous afin de faire preuve de proactivité dans notre service et de régler des plaintes

Communiquer avec vous au moyen de plusieurs canaux, notamment par courriel, par messages texte et par téléphone, y compris :

• avec votre consentement, promouvoir et commercialiser nos produits, nos services, nos offres, nos concours ou des activités communautaires qui pourraient vous intéresser, ou réaliser des études de marché ou effectuer des sondages

Diffuser des publicités dans les médias sociaux et sur d’autres plateformes publicitaires et améliorer nos campagnes de marketing.

Tester nos systèmes internes et résoudre les problèmes, évaluer et améliorer nos mesures de sécurité, notre planification des opérations et notre gestion, y compris l’évaluation des besoins en ressources.

Lorsqu’il est nécessaire et approprié de le faire, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers externes, mais uniquement aux fins auxquelles vous avez consenti. Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels aux personnes, aux entités ou aux organismes suivants :

• les tiers qui nous fournissent des services ou exécutent des services en notre nom, notamment les plateformes de paiement, les agences de commercialisation, les médias sociaux et autres plateformes de publicité, les plateformes de traitement de signatures électroniques, les plateformes de traitement de données, les services de stockage de données électroniques, les services de vérification vocale, les enquêteurs et enquêtrices, les ingénieurs et ingénieures et les fournisseurs de services de reprise après sinistre
• nos conseillères et conseillers en sécurité financière indépendants, ainsi que nos courtières et courtiers indépendants et les membres de leur personnel respectif
• les tiers avec qui nous devons faire affaire pour vous procurer le produit ou le service demandé, notamment les bureaux provinciaux d’immatriculation des véhicules, les firmes d’évaluation foncière, les estimateurs et estimatrices de dommages, etc.
• les tiers qui vous fournissent des services dans le cadre de votre réclamation, y compris les professionnels et professionnelles de la santé, d’autres prestataires de services médicaux, les pharmacies, les prestataires et les administrateurs d’avantages sociaux, les institutions financières, les ateliers de réparation de véhicules et les entrepreneurs et entrepreneures
• les témoins, s’il y a lieu, à des fins de règlement de différends
• les agences d’évaluation du crédit
• les opérateurs et opératrices de bases de données du secteur de l’assurance (par exemple pour analyser et vérifier les renseignements fournis, comme les réclamations et les contrats antérieurs, par rapport à l’information contenue dans les bases de données du secteur)
• les organismes de détection et de prévention de la fraude (notamment Équité Association)
• les organismes responsables de l’admissibilité à l’assurance et de l’évaluation des risques (par exemple le Medical Information Bureau)
• d’autres entités du groupe de sociétés Co-operators
• d’autres partenaires de distribution pour l’administration et la distribution de produits d’assurance
• toute partie prenant part à la vente, à l’acquisition, à la cession ou à la fusion de sociétés ou à d’autres ententes commerciales, notamment les coentreprises
• les organismes gouvernementaux, comme l’exige la loi (par exemple pour les déclarations réglementaires périodiques, les exigences en matière de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité ou de biens non réclamés, à la demande d’autres autorités légitimes ou aux fins de l’impôt sur le revenu)
• les auditeurs et auditrices externes, les conseillers et conseillères juridiques et d’autres professionnels et professionnelles
• toute autre partie que vous autorisez

Pour réaliser nos objectifs commerciaux tout en restant fidèles à notre raison d’être visant à assurer la sécurité financière pour les Canadiennes et Canadiens et nos collectivités, nous pouvons utiliser des technologies qui intègrent la prise de décision automatisée, tout en préservant la sécurité de vos renseignements personnels. Par exemple, nous pouvons utiliser la prise de décision automatisée pour accélérer notre processus de souscription, ce qui pourra simplifier et accélérer votre expérience d’achat d’assurance.

Nous vous informerons si nous prenons une décision fondée exclusivement sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels, au plus tard au moment où nous vous aviserons de cette décision.

Si nous prenons une décision fondée exclusivement sur la prise de décision automatisée, à votre demande, nous vous indiquerons les renseignements personnels utilisés dans ce processus décisionnel automatisé pour prendre une telle décision, ainsi que les raisons, les principaux facteurs et les paramètres qui ont mené à la décision automatisée.

Si nous prenons une décision fondée exclusivement sur la prise de décision automatisée, vous pourrez nous contacter par courriel à l’adresse privacy@cooperators.ca pour faire corriger tout renseignement personnel utilisé pour rendre cette décision.

Nous pouvons utiliser des technologies faisant appel à une fonctionnalité qui, si elle est activée, nous permettrait de procéder à votre identification, à votre localisation ou à votre profilage. Si nous procédons ainsi, et que vous êtes dans la province de Québec, nous vous fournirons les moyens d’activer cette fonctionnalité.

Pour en savoir plus sur notre utilisation des témoins et comment vous pouvez les contrôler, consultez la page sur le profilage et l’utilisation des témoins.

Lorsque cela est applicable et autorisé par la loi, nous pouvons vous demander votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer les renseignements sur votre dossier de crédit (y compris votre cote de crédit). Il s’agit d’une pratique courante dans le secteur de l’assurance au Canada. Afin d’accéder aux renseignements de votre dossier de crédit auprès d’agences d’évaluation du crédit, nous devrons leur communiquer un nombre limité de renseignements personnels pour vous identifier, tels que votre nom, votre adresse et votre date de naissance.

Co-operators peut utiliser les renseignements de votre dossier de crédit en combinaison avec d’autres renseignements personnels pour évaluer le risque d’assurabilité associé à votre proposition ou contrat, ainsi que pour effectuer d’autres analyses des risques et des données. Les éléments d’un dossier de crédit qui peuvent le plus souvent avoir une incidence sur la cote de crédit comprennent notamment les antécédents de paiements, le nombre de prêts et de cartes de crédit, l’âge des prêts et des cartes de crédit, la présence de comptes qui ont été transmis à des agences de recouvrement et la présence de faillites et de saisies. Pour obtenir des précisions sur les agences d’évaluation du crédit avec lesquelles nous faisons affaire, veuillez communiquer avec nous.

Notre évaluation du risque d’assurance nous permet :

• d’établir correctement la prime applicable à l’assurance demandée
• de déterminer votre admissibilité au paiement automatique
• d’analyser les risques, de les céder à nos réassureurs et d’utiliser le Plan de répartition des risques, au besoin

Nos enquêtes de crédit n’ont pas d’incidence sur votre cote de crédit. Votre dossier de crédit indiquera généralement quelles entreprises ont demandé des renseignements sur votre dossier de crédit.

Nous pouvons également utiliser les renseignements de votre dossier de crédit pour confirmer votre identité et vérifier des renseignements à votre égard, tels que votre adresse actuelle, afin de détecter la fraude et les fausses déclarations.

Nous pourrions récupérer les renseignements de votre dossier de crédit à l’occasion pour mettre nos fichiers à jour. Vous pouvez toutefois retirer votre consentement en tout temps en nous avisant par écrit.

Seul le personnel autorisé ayant besoin des renseignements de votre dossier de crédit peut y accéder. Pour de l’information générale sur ce sujet, cliquez sur ce lien :Principes de base des dossiers et des cotes de crédit (gouvernement du Canada).

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis et selon ce qui est permis ou exigé par la loi.

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels. Nous prenons très au sérieux la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. Apprenez-en plus sur les mesures de sécurité que nous prenons.

L’ensemble de notre personnel et de nos représentants et représentantes doit se conformer à notre Code d’éthique et de conduite des affaires et l’attester chaque année. En outre, nous avons élaboré et mis en œuvre des directives et des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels. Ces dernières sont évaluées, surveillées et vérifiées périodiquement.

Seulement les membres de notre personnel et d’autres personnes autorisées qui ont besoin d’utiliser vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions peuvent y avoir accès. Il peut s’agir de tiers fournisseur de services, dont certains peuvent se trouver à l’extérieur du Canada.

Si vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés et communiqués dans la province de Québec, ils peuvent également être communiqués à l’extérieur du Québec. Dans tous les cas, les membres de notre personnel et de tout autre personnel autorisé, au Canada ou ailleurs, doivent assurer la protection de vos renseignements personnels en se conformant à notre politique et à nos pratiques de protection des renseignements personnels, ainsi qu’aux lois et aux règlements canadiens sur la protection des renseignements personnels. La loi pourrait les obliger à divulguer vos renseignements personnels à des cours de justice, des gouvernements ou des organismes de réglementation au Canada et à l’étranger. Si vos renseignements personnels sont transférés à l’extérieur du Canada, ils pourraient être régis par les lois qui sont en vigueur dans d’autres pays. Afin de protéger vos renseignements personnels, nous veillons à ce que des dispositions relatives à la sécurité et à la protection de la vie privée soient incluses dans tous nos contrats avec des fournisseurs de services externes.

Nous mettons tout en œuvre pour que les renseignements personnels recueillis soient exacts, complets et à jour, afin de les utiliser correctement pour les raisons appropriées. Il est important de nous informer rapidement de toute modification à vos coordonnées. Si nous ne pouvons pas vérifier vos renseignements personnels ou vous contacter, notre capacité à vous fournir nos produits et services pourrait être restreinte.

Accès aux renseignements personnels et correction

Sur demande écrite, et après confirmation de votre identité, nous vous donnerons accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, obtenus dans le cadre de nos affaires avec vous. Cependant, dans certains cas, nous pourrions, en vertu des lois applicables sur la protection des renseignements personnels, restreindre l’accès à vos renseignements personnels, notamment lorsque ceux-ci sont assujettis à des privilèges juridiques, contiennent des informations commerciales confidentielles ou portent sur d’autres personnes. Le cas échéant, nous vous ferons part des raisons pour lesquelles nous restreignons l’accès et nous vous indiquerons quels sont vos recours. Une réponse vous sera transmise dans les 30 jours suivant la réception de votre demande écrite et de suffisamment d’information pour nous permettre de confirmer l’existence des renseignements personnels. En Alberta, une réponse vous sera transmise dans les 45 jours suivant la réception de votre demande d’accès écrite si elle est suffisamment précise pour nous permettre de confirmer l’existence des renseignements personnels. Dans la mesure où la loi le permet, nous vous aviserons si nous avons besoin de plus de temps pour répondre à votre demande. Dans certains cas, seulement une ou un médecin peut vous communiquer les renseignements médicaux que nous avons recueillis à votre sujet auprès d’un tiers.

À compter du 22 septembre 2024, pour les personnes vivant au Québec : Vous pouvez demander une copie des renseignements personnels informatisés que nous avons sur vous. Ces renseignements informatisés seront transférés dans un format technologique structuré et couramment utilisé à vous ou à une personne ou organisation désignée par vous et autorisée par la loi à recueillir de tels renseignements.

Si vous exercez ce droit d’accès, nous pourrions vous facturer des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements personnels.

Si vous croyez que les renseignements contenus dans nos dossiers sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander de les corriger. Nous étudierons la demande et, si nous sommes d’accord avec vous, nous apporterons rapidement les corrections nécessaires.

Pour demander l’accès aux renseignements que nous détenons ou pour les corriger, écrivez à privacy@cooperators.ca. Si vous autorisez un tiers à faire une demande en votre nom, nous avons besoin de votre consentement écrit pour communiquer vos renseignements personnels à ce tiers.

Signaler vos préoccupations en matière de protection de la vie privée

Notre objectif est de répondre à vos besoins et de vous offrir le meilleur service possible. Si la protection des renseignements personnels vous préoccupe, n’hésitez pas à communiquer avec nous pour en discuter. Nous prenons vos préoccupations au sérieux et nous examinerons toutes les plaintes concernant la protection de la vie privée. Au besoin, nous prendrons les mesures nécessaires pour traiter votre plainte. Si le processus de résolution des plaintes ne vous satisfait pas, nous vous indiquerons quelles autres procédures sont à votre disposition.

Nous pourrions réviser périodiquement la présente politique de protection des renseignements personnels pour tenir compte des modifications apportées à la loi et à nos pratiques. Nous publierons un avis de toutes les modifications importantes et pertinentes apportées à la présente politique.